home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Hottest 6 / Hottest 6 (1996)(PDSoft)[!].iso / software / business / databases / bbaseiii / bbase.doc < prev    next >
Text File  |  1978-11-24  |  78KB  |  1,749 lines
  1. DOCUMENT  bBaseIII V3.01 © 1993, 1994 by Robert Bromley
  2.                                                                            
  3.  
  4.  
  5.  
  6.                                  bBaseIII
  7.  
  8.                                Version 3.01
  9.  
  10.                                     by
  11.  
  12.                               Robert  Bromley
  13.  
  14.  
  15.  
  16.                               August 7,  1994
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22. 0.0.                         TABLE OF CONTENTS
  23.  
  24.  
  25.                     1  INTRODUCTION
  26.                        1.1   What is bBaseIII?
  27.                        1.2   Feature Summary
  28.                        1.3   Hardware Requirements
  29.                        1.4   Software Requirements
  30.                        1.5   Restrictions
  31.                        1.6   To Order the Registered Version
  32.                        1.7   Starting bBaseIII
  33.                        1.8   The bBaseIII Screen
  34.                        1.9   The Screen Colors
  35.                        1.10  The Information Box
  36.                        1.11  Copyrights
  37.  
  38.                     2  THE REQUESTERS
  39.                        2.1   The ARP File Requester
  40.                        2.2   The Input Requester
  41.                        2.3   The Choice Requester
  42.                        2.4   The Pop-Up Requester
  43.  
  44.                     3  THE CURSOR KEYS
  45.                        3.1   If the Input Requester is NOT Open
  46.                        3.2   If the Input Requester IS Open
  47.  
  48.                     4  THE SCREEN GADGETS
  49.  
  50.                     5  THE PROGRESS BAR
  51.  
  52.                     6  THE NOTES OPTION
  53.  
  54.                     7  DESCRIPTION OF MENU ITEMS
  55.                        7.1   Project Menu
  56.                           7.1.1   Create a New Database  <F1>
  57.                           7.1.2   Open an Existing Database  <F2>
  58.                           7.1.3   Show All Records  <A>
  59.                           7.1.4   Show Tagged Records
  60.                           7.1.5   Save Database  <F3>
  61.                           7.1.6   Save As
  62.                           7.1.7   Save Tagged Records
  63.                           7.1.8   Merge a Database
  64.                           7.1.9   Show Available Memory
  65.                           7.1.10  Encrypt/Decrypt a File
  66.                           7.1.11  Help  <Help>
  67.                           7.1.12  About
  68.                           7.1.13  Quit  <Esc>
  69.                        7.2   Sort Menu
  70.                           7.2.1   Incremental Sort  <F4>
  71.                           7.2.2   Decremental Sort  <F5>
  72.                        7.3   Search Menu
  73.                           7.3.1   Search Fields  <F6>
  74.                           7.3.2   Search Notes
  75.                           7.3.3   Tag All
  76.                           7.3.4   UnTag All  <U>
  77.                           7.3.5   Tag Invert
  78.                           7.3.6   Next Tagged Record  <X>
  79.                           7.3.7   Goto a Record  <G>
  80.                        7.4   Edit Menu
  81.                           7.4.1   Field Titles
  82.                           7.4.2   Swap Position of 2 Fields
  83.                           7.4.3   No. of Rows in Notes Area
  84.                           7.4.4   Fast Forward/Reverse
  85.                           7.4.5   Text Reader
  86.                        7.5   Print Menu
  87.                           7.5.1   Displayed Record  <F8>
  88.                           7.5.2   Select Print Options  <F9>
  89.                             7.5.2.1   Hardcopy Reports
  90.                             7.5.2.2   Mailing Labels
  91.                           7.5.3   Top Margin
  92.                           7.5.4   Form-feeds
  93.                           7.5.5   Create WordPerfect Mail-Merge Data File
  94.                           7.5.6   Create Final Copy Mail-Merge Data File
  95.                           7.5.7   Create Final Writer Mail-Merge Data File
  96.                           7.5.8   Create ProWrite Mail-Merge Data File
  97.                        7.6   Add Menu
  98.                           7.6.1   A Field
  99.                           7.6.2   A Record  <F10>
  100.                           7.6.3   Add Record At
  101.                           7.6.4   Displayed Record  <C>
  102.                        7.7   Delete Menu
  103.                           7.7.1   A Field
  104.                           7.7.2   Displayed Record  <Del>
  105.                           7.7.3   All Tagged Records  <D>
  106.                           7.7.4   UNdelete a Record
  107.                        7.8   Notes Menu
  108.                           7.8.1   Enable
  109.                           7.8.2   Disable
  110.                           7.8.3   Edit  <N>
  111.  
  112.                     8  OTHER FEATURES
  113.                        8.1   The "Disable Save" Option
  114.                        8.2   The Low Memory Warning
  115.                        8.3   The Tag List
  116.                        8.4   Cut and Paste Operations
  117.  
  118.                     9  SUMMARY OF KEYBOARD COMMANDS
  119.                        9.1   With the Main Window Open
  120.                        9.2   With the Input Requester Open
  121.                        9.3   With the Print Options Window Open
  122.  
  123.                    10  THE CONFIGURATION FILE
  124.  
  125.                    11  EXAMPLE DATABASES
  126.  
  127.                    12  THE COMPETITION
  128.  
  129.                    13  A NOTE ON ERROR MESSAGES
  130.  
  131.                    14  IF YOU HAVE A PROBLEM!
  132.  
  133.  
  134.  
  135. 1.  INTRODUCTION
  136.  
  137. 1.1. What is bBaseIII?
  138.  
  139.   bBaseIII is a full-featured, graphically interfaced, reasonably fast
  140.   and, I think you will agree, quite an easy-to-use database program.
  141.   Basically, it will sort, search for, display and print out stored
  142.   information, but wait, there's more!
  143.   Refer to Section 1.2 - `Feature Summary'.
  144.  
  145.   Once a database has been loaded from disk, all modifications are done in
  146.   computer memory, and will NOT be permanently saved until the database is
  147.   saved to disk.  This can be done using the menus, the function keys,
  148.   or upon quiting.
  149.  
  150.   Almost all functions of bBase may be accessed from the menus, and most
  151.   also have keyboard equivalents.  These are all described in Section 9 -
  152.   ` SUMMARY OF KEYBOARD COMMANDS'.
  153.  
  154.   It multi-tasks extremely well, as it does not burn up CPU time while not
  155.   actually performing operations.
  156.  
  157.   bBaseIII was written in HiSoft BASIC Version 1.05, and compiled using
  158.   the HiSoft BASIC Professional © compiler.
  159.  
  160.  
  161. 1.2. Feature Summary
  162.  
  163.   Some of the features of bBaseIII are:
  164.  
  165.   *  Very straightforward and EASY to use.  (One user described it as
  166.      having a "zero learning curve").
  167.   *  Complete Graphical User Interface.
  168.   *  Notes may be optionally attached to each record, independent of the
  169.      sorting fields, which will store over 600 bytes of data.
  170.   *  16 fields, plus 8 rows of Notes.
  171.   *  Incremental or decremental sort, on any field.
  172.   *  Uses a fast shell-sort algorithm.
  173.   *  Add or delete a field at any time.
  174.   *  Restore deleted records.
  175.   *  Save any or all records to an ASCII database file, that may be edited
  176.      and/or imported into another program.
  177.   *  Save records in a format which can be (mail) merged into form
  178.      letters created by popular word processors.
  179.   *  Merge bBaseIII databases.
  180.   *  Optionally display entire database, or a filtered list, a screenful
  181.      at a time.
  182.   *  Print out a record, a filtered list, or the whole database,
  183.      in many different formats.
  184.   *  Print mailing labels.
  185.   *  Reference to the documentation can be made from within the program,
  186.      in hypertext mode if you use AmigaGuide or MultiView, or otherwise in
  187.      ASCII style.  The appropriate file will be loaded automatically.
  188.   *  Databases may be scrambled for security, and then restored.
  189.   *  Search in any/all field(s), or the "Notes" Area (if active).
  190.   *  Range Search, (less than or greater than) in any (or all) field(s).
  191.   *  Any record may be quickly accessed with just a few mouse-clicks.
  192.   *  If you don't like the default colors, you can specify your own.
  193.   *  Optionally disable the "Save to Disk" option to prevent accidental
  194.      alteration of the database.
  195.   *  Well behaved in a multi-tasking environment.
  196.   *  See the Revision History file for a more complete list.
  197.  
  198.  
  199. 1.3. Hardware Requirements
  200.  
  201.   Database programs can tend to gobble up large amounts of memory.
  202.   bBaseIII is no exception.  Since bBaseIII opens on it's own screen,
  203.   and reserves memory to hold the entire database, it requires about
  204.   1 Meg. of available memory to run.  bBaseIII_600 and the Demo version
  205.   require about 550K.
  206.  
  207.   Therefore, bBaseIII will not run on a basic 512K machine.
  208.  
  209.   I have personally tested bBase on unaccelerated A500 and A2000
  210.   computers using WB1.2, WB1.3 and WB2.04, and an '030 A3000 running
  211.   WB2.05 (does it ever fly on that machine!).  Other users have told me
  212.   that it also works "great" with a 40 mhz 68030 processor, some 32-bit
  213.   SRAM, and an A4000 with WB3.0, so I think it will work on any Amiga.
  214.  
  215.  
  216. 1.4. Software Requirements
  217.  
  218.   The arp.library MUST be present in your LIBS: directory for bBaseIII
  219.   to run.  This library is included with this package.  Clicking on the
  220.   Install_Lib icon will execute a script that will check which version of
  221.   the library you already have, if any, and ask if you want the included
  222.   one installed.
  223.  
  224.   Some other standard AmigaDOS libraries, as well as Fonts:topaz.font
  225.   (specifically, topaz 11), are also required.
  226.  
  227.  
  228. 1.5. Restrictions
  229.  
  230.   bBaseIII:  A database of approximately 640K without the Notes option,
  231.   (500K with Notes), or 1250 records, whichever comes first.
  232.  
  233.   bBaseIII_600:  A database of approximately 290K without Notes,
  234.   (220K with Notes), or 600 records, whichever comes first.
  235.  
  236.   Both:
  237.   Maximum Number of Fields:  16
  238.   Maximum Number of Rows in the Notes area:  8
  239.   Maximum Field Length:  50 characters (76 characters in the Notes area)
  240.   Maximum Record Size:  800 characters (1408 characters with Notes enabled)
  241.   Maximum Length of Field Titles:   18 characters
  242.   Maximum Length of Database Name:  22 characters
  243.  
  244.  
  245. 1.6. To Order the Registered Version
  246.  
  247.   bBaseIII is a shareware program.  Having tried the Demo version, if you
  248.   would like to obtain a copy of the Registered version, with the full
  249.   1250 record capability, just send your shareware registration fee to the
  250.   address shown in Section 14 - ` IF YOU HAVE A PROBLEM!'.
  251.  
  252.   The requested registration fee for this version is a minimum of $18 U.S.,
  253.   or the equivalent in your currency, except:
  254.  
  255.     1.  Previously registered users of bBaseIII can obtain this upgraded
  256.         version for:
  257.           $10 U.S., if upgrading from version 1, or
  258.           $ 5 U.S., if upgrading from version 2.
  259.  
  260.     2.  If shiping to Canadian addresses, Canadian dollars  will suffice.
  261.  
  262.  
  263. 1.7. Starting bBaseIII
  264.  
  265.   From the CLI; usage is:     Run bBaseIII [-m -n -p -s -fFilename] 
  266.  
  267.   If the -m switch is used, the memory check usually made when a data
  268.   file is loaded will be suppressed.  This may also be accomplished from
  269.   ` THE CONFIGURATION FILE'.
  270.   (Refer to Section 7.1.9 - `Show Available Memory  <M>').
  271.  
  272.   The -n switch is provided primarily for use with the palette adjuster.
  273.   (Refer to Section 1.9 - `The Screen Colors').  If you are not trying to
  274.   determine custom colors for ` THE CONFIGURATION FILE', you probably
  275.   needn't use it.
  276.  
  277.   Including the -p switch will make the bBase screen and window PAL sized,
  278.   ie. 640 x 512 pixels, however, only 400 pixels of height is utilized.
  279.   Some PAL users seem to want this - I'm not sure why.
  280.  
  281.   Including the -s switch will start bBase with Saves disabled.
  282.  
  283.      NOTE:
  284.      These four features can be utilized by using the configuration file
  285.      as well as the command line.  This may be particularly helpful to
  286.      users who start bBase from the Workbench, but still want to utilize
  287.      these switches.  If there is any conflict, the command line values
  288.      will take precedence.
  289.  
  290.   Including the -f switch will automatically load the requested database
  291.   file.  If using this switch, it must be the last switch on the command
  292.   line.  Do not leave a space between "-f" and the filename, and do not
  293.   include the ".bbase" extension.       EG.:
  294.  
  295.                   Run bBaseIII -s -fDF0:Files/Recipes
  296.  
  297.   will automatically load the file "DF0:Files/Recipes", and the Save
  298.   function will be disabled.
  299.  
  300.   From the Workbench; just click on the bBaseIII icon.
  301.  
  302.   When bBase is initially run, all of the menu items, except six items
  303.   in the Project menu, will be ghosted until a database file is loaded.
  304.  
  305.  
  306. 1.8. The bBaseIII Screen
  307.  
  308.   The bBaseIII screen is a full (NTSC) size, high resolution, borderless,
  309.   interlaced screen using 8 colors.  For PAL users, the screen can be made
  310.   taller by using the -p switch, or by specifying a larger value in
  311.   ` THE CONFIGURATION FILE'.  It will autoload the Topaz 11 font if it is
  312.   not already being used.  This keeps the data in its proper place on the
  313.   screen, and also makes it easier to read.
  314.  
  315.   bBase does not have a back or front gadget.  This means that some WB1.3
  316.   users may be unable to access any other screens, with the exception of
  317.   using <Left Amiga - N> to return to the Workbench screen.
  318.  
  319.   A "screen shuffler" program, of course, will solve this problem.
  320.   To anyone who still does not have one of these programs, I highly
  321.   recommend that you get one - they generally make life easier. There are
  322.   a variety of shufflers available in Fred Fish's collection:  AutoCLI,
  323.   Mach (II, III, IV) and MouseAide to name just three, or if space is at a
  324.   premium, try QMouse.  There are two flavors of QMouse, one for WB1 and
  325.   another for WB2.  Both of these tiny little wonders do a lot in under 4K.
  326.   As an aid to those who may have this problem, QMice will be included on
  327.   the Registered disk.
  328.  
  329.   On computers running AmigaDOS Release 2, the default <Left Amiga - M>
  330.   combination of the IControl commodity seems to do the job well.
  331.  
  332.   If getting to other screens is a real problem for you, as a last resort
  333.   you can start bBase with the -n switch.  (Refer to Section 1.7 -
  334.   `Starting bBaseIII').  This will give you a small piece of the titlebar
  335.   to grab, so you may drag the bBase screen down, exposing the other
  336.   screens behind.
  337.  
  338.  
  339. 1.9. The Screen Colors
  340.  
  341.   Most people seem to find the default screen colors acceptable, perhaps
  342.   even pleasing.  Some users have indicated, however, that these colors do
  343.   not have enough contrast on their monitors (or TVs).  I solved that
  344.   problem in V2 with a built-in palette requester.  However, this requester
  345.   is not compatible with the libraries utilized in V3.
  346.  
  347.   Custom colors are still available, but using a different, and, I think,
  348.   better, approach.  Better, because your custom colors will be loaded
  349.   automatically each time bBase is run, rather than having to select them.
  350.  
  351.   When bBaseIII is run, it looks in the S: directory for "bBase.prefs".
  352.   Refer to Section 10 - ` THE CONFIGURATION FILE'.  If found, it will use
  353.   the colors contained therein, otherwise, it will use the defaults.  So
  354.   how do I get my colors into this file, you ask?  Well, it is fairly
  355.   straight-forward, actually.  First, you need to know the red, green and
  356.   blue (RGB) values of the colors you want.  The easiest way to get these,
  357.   is to put a palette adjuster on the bBaseIII screen.
  358.  
  359.   There is a palette adjuster included in the Utilities drawer of the
  360.   Registered package, which is far superior to the one that Commodore
  361.   provides.  Among its many features, XColor V1.2 has the ability to jump
  362.   from one screen to another.  So, to get your RGB values:
  363.  
  364.   1.  Run XColor.  It will appear on the Workbench screen.
  365.  
  366.   2.  From a shell window, run bBaseIII using the -n switch.  (Refer to
  367.   Section 1.7 - `Starting bBaseIII').  This is a special mode that makes
  368.   the bBase window a bit narrower, so that a piece of the screen titlebar
  369.   is visible at the top-left corner.  Click on this piece, and holding the
  370.   LMB down, drag the bBase screen down, exposing the XColor window.
  371.  
  372.   3.  Click on the "SCREEN" gadget.  The XColor adjuster should now appear
  373.   on the bBase screen.  Drag the bBase screen back to the top of the
  374.   monitor.
  375.  
  376.   4.  You will see the 8 bBase colors at the top, and 3 sliders labeled
  377.   R, G and B.  To the right of each slider is the value of its R, G and B
  378.   component.  This number is in Hex, ie. it will be either a number from 0
  379.   to 9, or a letter from A to F.  If you click on the second color patch,
  380.   which is cyan, you will see that the R slider is full to the left,
  381.   showing a value of 0, while the G and B sliders are full to the right,
  382.   showing a value of F.
  383.  
  384.   5.  This is a very versatile palette adjuster - read the enclosed
  385.   documentation to understand all of its abilities.  Play with the sliders
  386.   until you get the colors just the way you want them (good luck!).  When
  387.   they are correct, click on the first color patch (upper left), and write
  388.   down the RGB values for that color, separated by commas.  As an example,
  389.   the values for cyan would be: 0,F,F.  On separate lines, write down the
  390.   RGB values for the remaining 7 colors.
  391.  
  392.   6.  The Hex letters will now have to be changed to numbers, but this is
  393.   easily done.  Simply substitute 10 for any As, 11 for B, 12 for the Cs,
  394.   13 for D, 14 for E, and 15 for any Fs.  Easy, eh?  When you are finished,
  395.   click on the XColor close gadget, and quit bBaseIII.  These values must
  396.   now be entered into the "S:bBase.prefs" file, replacing the existing
  397.   values, using a text editor.
  398.  
  399.   If I could simplify this procedure, I would.  But as of now, the only
  400.   alternative is to have no palatte changing capability at all.  At least
  401.   this only has to be done once, then your colors are always available.
  402.  
  403.   There are two example configuration files included.  The first,
  404.   "bBase_default.prefs", contains values identical to the defaults.  If you
  405.   copy this to S: and name it bBase.prefs, it will be used, but you would
  406.   not notice any difference.  If you are planning to use a configuration
  407.   file, I would recommend that you use this one, and make any required
  408.   changes to it.
  409.  
  410.   The other example, "bBase_demo.prefs", has a different color palette, and
  411.   the -n switch is also activated for demonstration purposes.  If this one
  412.   is copied as "S:bBase.prefs" before bBaseIII is run, it will demonstrate
  413.   how ` THE CONFIGURATION FILE' can be used to get different colors.  So,
  414.   to get the colors YOU want, simply replace the color values in
  415.   "bBase_default.prefs" with the values you determined by using XColor,
  416.   copy it to S: and rename it "bBase.prefs", then run bBaseIII.  It will
  417.   find the file, and use the color values in it.
  418.  
  419.   If the "S:bBase.prefs" file is present, but is not in the correct format,
  420.   you will be notified, and the default vaules will be used.
  421.  
  422.  
  423. 1.10. The Information Box
  424.  
  425.   This is the single line box at the bottom of the Main window.  Messages
  426.   and requesters will appear here to give and receive information that is
  427.   required by the user and the program.
  428.  
  429.  
  430. 1.11. Copyrights
  431.  
  432.   bBaseIII is © 1993, 1994 by Robert Bromley. All rights reserved.
  433.  
  434.   This program, and its documentation, is provided "as is", without
  435.   warranty of any kind, expressed or implied, including, but not limited
  436.   to the implied warranties of merchantability and fitness for a particular
  437.   purpose.  Use this program at your own risk and discretion.
  438.  
  439.   bBaseIII is shareware, and not Public Domain.  The Demo version ONLY
  440.   may be distributed, providing that this file is included, unaltered,
  441.   with ALL distribution copies.
  442.  
  443.   The Demo version is identical to the Registered version in all respects,
  444.   except that it will not load databases of larger than about 220K, or
  445.   save databases of larger than 30 records.  This is enough to give you the
  446.   "flavor" of the program.
  447.  
  448.   Needless to say, it is illegal to alter the bBaseIII programs in any way.
  449.  
  450.   AmigaGuide is © 1991-3 by Commodore-Amiga, Inc.
  451.  
  452.   ARP V39.1 is © 1987, 88, 89 by ARP Authors.
  453.  
  454.   HiSoft BASIC Professional V1.05 is © 1988 by HiSoft and MichTron, Inc.
  455.  
  456.   MuchMore is © 1991 by Fridtjof Seibert.
  457.  
  458.   QMouse V1.6 is © 1989 by Lyman Epp.
  459.  
  460.   QMouse V2.02 is a Public Domain program authored by Dan Babcock.
  461.  
  462.   XColor V1.2 is a Public Domain program authored by Roger Fischlin.
  463.  
  464.   All trademarks are the property of their respective holders.
  465.  
  466.  
  467.  
  468. 2.  THE REQUESTERS
  469.  
  470. 2.1. The ARP File Requester
  471.  
  472.   The requester used when asking for a file to load or save is the
  473.   standard ARP file requester.
  474.  
  475.  
  476. 2.2. The Input Requester
  477.  
  478.   This requester is used for general data input.  It has full editing
  479.   capabilities.  Pressing <Ctrl - Q> will move the cursor to the Start of
  480.   the text, <Ctrl - W> will jump the cursor to the beginning of the next
  481.   Word, and <Ctrl - E> will move the cursor to the End of the text.
  482.   It may be blanked at any time by pressing the <Tab> key.
  483.  
  484.   Any time this requester is open, pressing <Esc> will close it.  In this
  485.   case, the data line will revert to what it was before the requester was
  486.   opened, ie. the changes will be lost.  To accept the changes, use either
  487.   <F10>, or the <Return> key.
  488.  
  489.  
  490. 2.3. The Choice Requester
  491.  
  492.   This is the "Are you sure?" type requester.  It appears at the upper-left
  493.   corner to provide information, or advise you of some impending action.
  494.   Typically, it will give you the option to Proceed, or Cancel that action.
  495.  
  496.  
  497. 2.4. The Pop-Up Requester
  498.  
  499.   If bBase requires information from the user that cannot be answered by
  500.   just a Yes or No, this requester will appear, sometimes at mid-screen,
  501.   and sometimes in `The Information Box'.  This is the same as the
  502.   Input Requester, except that the allowable input is sometimes restricted.
  503.   EG, if you want to delete a field, you will be asked which one.  If the
  504.   database only has 7 fields, an answer of 8 will not be accepted.
  505.  
  506.  
  507.  
  508. 3.  THE CURSOR KEYS
  509.  
  510. 3.1. If Input Requester is NOT Open
  511.  
  512.   Pressing the Cursor Up key will take you directly to the First Record.
  513.   The Cursor Down key displays the Last Record.
  514.   The Cursor Left key shows the Previous numerical Record, and
  515.   the Cursor Right key will show the Next numerical Record.  
  516.  
  517.   You can also move through the records using the mouse.
  518.  
  519.   Please note that for "browsing" through the database, the Left/Right
  520.   cursor keys are the slowest way to do it.  If you are looking for a
  521.   particular record, I would encourage users to either search for it,
  522.   or use the Alphabetic Jump Bar.  This will be much faster.
  523.   (Refer to Section 4 - ` THE SCREEN GADGETS').
  524.  
  525.  
  526. 3.2. If the Input Requester IS Open
  527.  
  528.   Whenever you are in Edit mode (when the input requester is open, so that
  529.   you may enter or change data), Cursor Left/Right moves the cursor
  530.   within the gadget, while Cursor Up/Down moves through the fields.
  531.   You may also position the cursor by clicking in the requester, or by
  532.   using the Ctrl keys.  (Refer to Section 2.2 - `The Input Requester').
  533.  
  534.  
  535.  
  536. 4.  THE SCREEN GADGETS
  537.  
  538.   At the top left corner of the screen, there is a gadget labeled "Esc".
  539.   Clicking on this gadget is the same as pressing the <Esc> key.  The
  540.   action performed when this gadget is clicked depends on your present
  541.   situation, and is explained in the relevant sections, but generally
  542.   it will cancel an action, or close a window.  If no extra windows are
  543.   open, it will initiate the Quit sequence.
  544.  
  545.   Clicking in the program title box is equivalent to selecting "About"
  546.   in the Project menu.
  547.  
  548.   Just above the upper-right corner of the Data area is the Tag box.
  549.   Any records which are currently on `The Tag List' will be identified by a
  550.   check-mark in this box.  Clicking in this gadget will act as a toggle.
  551.   If the currently displayed record is not on the Tag List, ie. not
  552.   "tagged", then clicking here will add it to the list.  If the displayed
  553.   record is tagged, then clicking here will remove it from the list.
  554.   Pressing <T> is the keyboard equivalent for this feature.  (Refer to
  555.   Section 7.3.3 - `Tag All'), and Section 7.3.4 - `UnTag All  <U>').
  556.  
  557.   The number of records currently on the Tag List, if any, will be
  558.   displayed just to the left of the Tag box.
  559.  
  560.   Clicking in the "Current Database:" box (or pressing the <F1> key) is
  561.   equivalent to selecting "Open an Existing Database" in the Project menu.
  562.  
  563.   Between the "Current Database:" box and the "Record Number:" box are four
  564.   small, white arrow-heads.  These gadgets represents the cursor keys, and
  565.   you can move about the database using these gadgets and the mouse instead
  566.   of the cursor keys, if you so desire, as follows:
  567.  
  568.   Clicking on the Up Arrow will take you directly to the First Record.
  569.   Clicking on the Down Arrow will take you to the Last Record.
  570.   The Left Arrow will show the Previous numerical Record, and
  571.   the Right Arrow will show the Next numerical Record.
  572.  
  573.   Just outside of the horizontal arrow gadgets are invisible Fast Forward
  574.   (or Reverse) gadgets.  Clicking in these areas will send you forward
  575.   (or backward) through the database 10 records at a time.  This number is
  576.   user configurable.  (Refer to Section 7.4.4 - `Fast Forward|Reverse').
  577.   The keyboard equivalent of these "fast" gadgets are the "<" and ">" keys.
  578.  
  579.   Clicking on the "Record Number:" box (or pressing <G> on the keyboard)
  580.   will bring up the pop-up requester, asking for the number of a record
  581.   to "Go to".  After entering a legal number, the requested record will
  582.   be displayed.  Press <Esc> to cancel.
  583.  
  584.   Clicking in the Title Area is equivalent to selecting "Field Titles" in
  585.   the Edit menu.
  586.  
  587.   Clicking in the Data Area (or presing <Return>) will put you in Data Edit
  588.   mode.
  589.  
  590.   Clicking in the Note Area (or pressing <N> or the <Space Bar>) will put
  591.   you in Note Edit mode.
  592.  
  593.   There is an "Alphabetic Jump Bar" located just below the Notes Area,
  594.   consisting of the letters a to z.  Clicking on one of these letters will
  595.   open a window showing all of the records that begin with the selected
  596.   letter, in the field that the database is sorted on.  EG, if your first
  597.   two fields are First Name and Last Name, and the database is sorted on
  598.   the second field, then clicking on "h" will show all records of persons
  599.   whose LAST name begins with "H".  If no last name begins with "H", you
  600.   will be informed.  The keyboard equivalents to clicking on these letters
  601.   are the <Shift - Letter> keys - eg, <Shift - H> would do the same as
  602.   described above.  The database must be sorted after adding records for
  603.   this feature to always work correctly.
  604.  
  605.   I have reluctantly extended this feature to include the fields which are
  606.   sorted numerically.  Pressing one of the UNshifted number keys, from 1
  607.   to 0, will show you all records begining with that number, IF the
  608.   database was sorted on a field containing numbers.  Otherwise, you will
  609.   be informed that there are no records begining with the selected number
  610.   in the sort field.  The problem with this is that if you are aligning
  611.   your numeric entries, (Refer Section 7.3.1 - `Search Fields  <F6>', for
  612.   a discussion on aligning numeric entries), you will not be able to use
  613.   this feature to go to these records.  At any rate, this restriction only
  614.   applies to databases which are sorted on fields with numeric data that
  615.   must be aligned for sorting or searching purposes, which I suspect will
  616.   not be too many.
  617.     
  618.   To help you remember which field the database is sorted on, after a sort
  619.   has been done, an "s" will be displayed between the Title and Data
  620.   areas next to the sorted field.
  621.  
  622.  
  623.  
  624. 5.  The PROGRESS BAR
  625.  
  626.   When time consuming actions are being performed, eg. loading, searching,
  627.   saving, sorting, etc., a Progress Bar will appear, in place of the
  628.   Jump Bar, to assure you that "something is happening", and visually
  629.   display to you just how the job is progressing.  The length of the bar
  630.   represents the number of records involved in whatever operation you are
  631.   performing.
  632.  
  633.  
  634.  
  635. 6.  THE NOTES OPTION
  636.  
  637.   bBase may be run with, or without the Notes option active.  When a
  638.   database is first created, you will be asked if you want to activate
  639.   this option.  When a database is loaded, bBase will determine if this
  640.   option should be activated, and react accordingly.
  641.  
  642.   Without the Notes option, the record storage is limited to 16 fields,
  643.   for a total capacity of 800 characters.  This will result in faster
  644.   searches, sorts, saves, etc., as there is less information to process.
  645.  
  646.   With the Notes option, each record has available an additional Notes area
  647.   of up to 608 characters, which can be searched, but not sorted.
  648.   This increases each record's capacity, but slows down program processing
  649.   somewhat.  Also, the database will not be able to hold as much data, as
  650.   some of the alloted memory is reserved for a full Notes area, whether it
  651.   is used or not. (Refer to Section 1.5 - `Restrictions').  The choice is
  652.   yours.
  653.  
  654.   The Notes option may be activated or de-activated, and the number of
  655.   Note rows set, at any time from within the program.
  656.   (Refer to Section 7.4.3 - `No. of Rows in Notes Area', Section 7.8.1 -
  657.   `Enable', and Section 7.8.2 - `Disable').
  658.  
  659.   As your databases become progressively larger, operations naturally
  660.   become progressively slower.  If you find that operations are TOO slow,
  661.   then, if feasable, set aside some data fields as comment fields, and
  662.   disable the Notes option.  This will speed things up enormously.
  663.  
  664.  
  665.  
  666. 7.  DESCRIPTION OF MENU ITEMS
  667.  
  668.   The most logical way to describe the operation of bBaseIII is probably
  669.   by describing the menu operations.  The keyboard equivalents, where
  670.   applicable, are shown along with the menu titles.
  671.  
  672.  
  673. 7.1. Project Menu
  674.  
  675. 7.1.1. Create a New Database  <F1>
  676.  
  677.   (If you are working on an existing database, and it has been altered,
  678.   you will be asked if you want to save it before creating a new one).
  679.  
  680.   This will bring up the ARP file requester, asking for a name for your
  681.   new database.  Any filename of 22 characters or less will do.
  682.  
  683.   A requester will then ask if you want to activate the Notes option.  If
  684.   you respond <Y>es, you will be asked how many rows the Notes area will
  685.   have.  The maximum is 8 rows of 76 characters each, for a total capacity
  686.   of 608 bytes.  The number of Notes area rows may be altered anytime.
  687.   (Refer to Section 7.4.3 - `No. of Rows in Notes Area').
  688.  
  689.   Next you are asked how many fields the new database will require.
  690.   There may be up to 16 fields in each database.  Fields may be added or
  691.   deleted at any time.
  692.  
  693.   You are then asked for the TITLES of each field of the database.
  694.   Each field title may be a maximum of 18 characters long, and may be
  695.   changed at will.  (Refer to Section 7.4.1 - `Field Titles').
  696.  
  697.   A "(1)" will appear, along with the input requester.  Enter the title of
  698.   your first field, eg. Last Name, First Name, Company, Address, or
  699.   anything else.  When it is correct, hit <Return>, and a "(2)" will appear
  700.   on the next line with the requester.  Enter the title of the second, and
  701.   all other fields, in this manner.
  702.  
  703.   The screen will now show all the field titles, `The Information Box', the
  704.   filename as first entered, a blank Data area, and the record number,
  705.   which at this point will be "1".  The total number of records is
  706.   continuously displayed beside the record number.  It will now also
  707.   show "of 1".
  708.  
  709.   The input requester will now appear in the first field of the first
  710.   record, ready for you to enter data.  Enter the data.
  711.  
  712.      NOTE:
  713.      Double quotes are not accepted in any data field, as that would mess
  714.      up the alignment of all the following fields.  Single quotes are OK.
  715.  
  716.   A data entry may be a maximum of 50 characters long.  When it is correct,
  717.   hit <Return>, and the requester will move to the second field.  When all
  718.   fields are complete, (or you press <F10>), the requester will close.
  719.   To add more records, select "Add - A Record" from the menu, or press
  720.   <F10> again.  Complete all records in this manner.  In this version,
  721.   there is a limitation of 1250 records.
  722.  
  723. 7.1.2. Open an Existing Database  <F2>
  724.  
  725.   If you have previously created a database, and the ".bbase" file for that
  726.   database is stored on a disk, then use this item to access it. If you are
  727.   working on an existing database, and it has been altered, you will be
  728.   asked if you want to save it before loading another.
  729.  
  730.   Select the database file in the requester, and that database will be
  731.   retrieved and shown on screen.  At this time, the available memory
  732.   and the relative database size will be briefly displayed, unless this
  733.   operation was suppressed in ` THE CONFIGURATION FILE', or with the
  734.   "-m" switch.  Refer to Section 3 - ` THE CURSOR KEYS', and Section 4 -
  735.   ` THE SCREEN GADGETS', for instructions on moving about the database.
  736.  
  737.   While a record is displayed, `The Information Box' will instruct you to
  738.   press "<Return> to Change Data".  Do so, and the requester will appear
  739.   in the first field, with that field's data.  <Return> or <Cursor Up/
  740.   Cursor Down> to the field you want to change, and make the changes.
  741.   At this point, you may either <Return> through all fields, or press <F10>
  742.   to exit Edit mode.  The altered record is now displayed.
  743.  
  744.      NOTE:
  745.      ANY time you are in Edit mode, whether entering, changing or
  746.      searching for data, pressing <F10> will exit Edit mode, and use
  747.      the data shown when you exited.  Pressing <Esc> will also exit Edit
  748.      mode, but any changes made to the last line will be lost.
  749.  
  750. 7.1.3. Show All Records  <A>
  751.  
  752.   If you want to quickly glance at more than one record at a time, this
  753.   will open a full-sized window, and display the first 60 or so characters
  754.   of ALL records, one record to a line.  Use the scroll bar to see all of
  755.   the records, and click on "Cancel" to leave this function.  If you see a
  756.   record you want to examine in detail, just click on it.  You will then
  757.   exit the Display window, and return to the Main Screen, with the
  758.   requested record displayed.
  759.  
  760. 7.1.4. Show Tagged Records
  761.  
  762.   This works the same as `Show All Records  <A>', except that ONLY the
  763.   tagged (Refer to Section 7.3.1 - `Search Fields  <F6>') records are
  764.   displayed.
  765.  
  766. 7.1.5. Save Database  <F3>
  767.  
  768.   If the database has been altered since last saved, it will be saved to
  769.   disk under the current filename, after confirmation.  The file will have
  770.   the extension ".bbase" automatically appended.
  771.  
  772.   If it has NOT been altered, you will be so informed, and given the
  773.   oportunity to abort the save.
  774.  
  775.      NOTE:
  776.      Saving a large database may be a slow process on an unaccelerated
  777.      computer.  If you find that this is the case, I suggest you save it to
  778.      RAM: first, then use the AmigaDOS or Workbench "Copy" function to copy
  779.      it to disk.
  780.  
  781. 7.1.6. Save As
  782.  
  783.   You will be prompted for a name to save the database.  It is not
  784.   necessary include the ".bbase" extension at this time - it will be
  785.   appended automatically.
  786.  
  787. 7.1.7. Save Tagged Records
  788.  
  789.   The tagged records may be saved as a separate .bbase file.  It may be
  790.   useful to use just some records as the seed of a new database.  This is
  791.   also how records are copied from one database to another - save them
  792.   using this function, then merge the resulting database to another one.
  793.  
  794. 7.1.8. Merge a Database
  795.  
  796.   Two similar databases can be merged together.  In order for this to work,
  797.   both databases must have the same number of fields in both the Data and
  798.   Notes areas.  If the field titles are different, you will be informed,
  799.   however the merge may continue.
  800.  
  801.      WARNING:
  802.      If you try to merge a database that is too large to fit into available
  803.      memory, the program will abort with an error.  The database size can
  804.      be checked with the AmigaDOS "List" command, and available memory can
  805.      be checked by pressing the <M> key, (Refer to Section 7.1.9 -
  806.      `Show Available Memory  <M>').  If there is any chance that the
  807.      database will not fit into memory, save the database before merging.
  808.      IF the program aborts, any changes made since the last save will be
  809.      lost.
  810.  
  811. 7.1.9. Show Available Memory  <M>
  812.  
  813.   This repeats the action which can be performed when a database is loaded.
  814.   The remaining memory available to bBaseIII is checked.  If it is low,
  815.   you will be advised.  (Refer to Section 8.2 - `The Low Memory Warning').
  816.   The number of available bytes remaining are then shown, along with the
  817.   approximate relative size of your database.  This is shown as a
  818.   percentage of the maximum size, taking into account both the number of
  819.   available records remaining, and the number of available bytes remaining.
  820.  
  821. 7.1.10. Encrypt|Decrypt a File
  822.  
  823.   For people who have databases with "sensitive" data, (or for people who
  824.   are just plain secretive), bBase offers the capability of "scrambling"
  825.   a database - or any other file, for that matter.
  826.  
  827.   The file requester will appear.  Select the file to be scrambled.
  828.   You are then asked for a password.  After confirmation, the file will
  829.   then be read in, scrambled, and written back to disk under the same name.
  830.   Examination of the file will now show that the file characters have all
  831.   been changed, many of them are now gibberish.
  832.  
  833.   To restore the file, you need only select this menu item again.
  834.   Select the same file, and enter the same password.  The file will then be
  835.   read in, and written back to disk in its original form.  For what it is
  836.   worth, executable programs, as well as data files, may be scrambled and
  837.   restored - try it with a copy of bBase!
  838.  
  839.   It should go without saying that it is essential that the same password
  840.   be entered to unscramble the file as was used to scramble it.  If the
  841.   wrong password is entered, the scrambled file will be re-scrambled.
  842.   The only way to get it back now is to select this item again, and enter
  843.   the last password.  This will restore the file to the first scrambled
  844.   state.  Now, if you can still remember the first password, run this file
  845.   through once more using it to restore the file to its original state.
  846.  
  847.   Please note that this is a time-consuming operation on large files,
  848.   and it does not utilize the Progress Bar.
  849.  
  850. 7.1.11. Help  <Help>
  851.  
  852.   This is used for reference to the documentation from within the program.
  853.  
  854.   Both the location of your preferred text reader and the location of the
  855.   documentation files may be read from ` THE CONFIGURATION FILE'.  If they
  856.   are not, you will be prompted for the reader's location, and the doc
  857.   files must be in the current directory.  If all is well, the text reader
  858.   will be run with the file loaded for viewing.  If either the text reader
  859.   or the documentation are not where they should be, you will be informed.
  860.  
  861.   If you select AmigaGuide or MultiView as your text reader, the file
  862.   "bBase.guide" will automatically be loaded.  If you select another text
  863.   reader, the ASCII file "bBase.doc" will be loaded.  Both of these files
  864.   are included.
  865.  
  866.   For hypertext users, there is also an index file provided.  If used,
  867.   bBase.index should be in the same directory as bBase.guide.  Clicking on
  868.   the "Index" gadget will take you to the index, which is an alphabetical
  869.   list of relevent keywords. Clicking on one of those keywords will bring
  870.   up the appropriate section of the bBase.guide document.
  871.  
  872.   I you do not use a hypertext reader, I highly recommend MuchMore © as the
  873.   reader of choice.  MuchMore should also be included with this package.
  874.  
  875.      NOTE:
  876.      When MuchMore runs, it opens on top of the bBaseIII screen, as you
  877.      would expect.  However, when AmigaGuide runs, it opens on the
  878.      Workbench screen, behind the bBaseIII screen.  Therefore, although it
  879.      may appear as though nothing has happened when this is selected, if
  880.      push the bBaseIII screen to the back (default <Left Amiga - M>), you
  881.      should see the bBase.guide help screen.  (Also, when you Quit the text
  882.      reader, you could end up back on the Workbench screen, and have to
  883.      <Left Amiga - M> to get back to bBase).  Refer to Section 1.8 -
  884.      `The bBaseIII Screen', for information on screen shufflers.  I hope
  885.      that by the next release, I will know enough about public screens to
  886.      be able to avoid this situation.
  887.  
  888.   The entire AmigaGuide package must be distributed intact, and is too
  889.   large to fit on a disk with the bBaseIII package.  It is therefore not
  890.   included, but can be obtained on Fred Fish Disk 920, and other places.
  891.  
  892. 7.1.12. About
  893.  
  894.   The usual stuff, including the version number.
  895.  
  896. 7.1.13. Quit  <Esc>
  897.  
  898.   If the database has been altered, you will be asked if you want to save
  899.   it before quiting.  The <Q> key can also be used for this function.
  900.  
  901.  
  902. 7.2. Sort Menu
  903.  
  904.   You may sort the records in the database based on the data in any field.
  905.   The sort algorithm is designed to be most efficient when sorting a
  906.   database which is already mostly sorted, as will be the case with
  907.   databases over 90% of the time.  Initial sorts will take a little bit
  908.   longer.  Naturally, the larger the database, the longer it takes.
  909.  
  910.   After the database has been sorted, an "s" will be displayed between the
  911.   Title and Data areas, so that you will always know at a glance which
  912.   field the database has been sorted on.  If the database was sorted
  913.   INcrementally, the "s" will be in the dark background color, and if it
  914.   was sorted DEcrementally, the "s" will be a cyan color.
  915.  
  916.      NOTE:
  917.      Any time that the database is sorted, `The Tag List' will be lost,
  918.      (ie. all records become "UnTagged"), since sorting the database
  919.      scrambles the list, and renders it meaningless.
  920.  
  921. 7.2.1. Incremental Sort  <F4>
  922.  
  923.   The requester will ask which field you want to sort on.  The records will
  924.   be incrementally sorted on that field, and record number 1 of the new
  925.   list will be shown.
  926.  
  927. 7.2.2. Decremental Sort  <F5>
  928.  
  929.   Same as `Incremental Sort  <F4>', except records are sorted and displayed
  930.   from Z-A, or 9-0.
  931.  
  932.  
  933. 7.3. Search Menu
  934.  
  935. 7.3.1. Search Fields  <F6>
  936.  
  937.   The input requester will appear in the first field of a blank record.
  938.   <Return> or <Cursor Up/Down> to the field that contains the data you
  939.   want to search for, and enter it.  A search string may be entered in more
  940.   than one field.  When all the criteria has been entered, <Return> through
  941.   all the fields, or press <F10>.  All records that match ALL the search
  942.   criteria become `The Tag List', and the first match is displayed.  When a
  943.   match is found, you may Print it, Cancel the search, UnTag (or ReTag) the
  944.   record, Delete the record, or Review all the records on the Tag List.
  945.   (Refer to Section 7.1.4 - `Show Tagged Records').  Pressing <Any Other
  946.   Key> will display the next matching record in the list.  Searches are NOT
  947.   case dependent.
  948.  
  949.   If a match cannot be found, you will be advised "No Matching Records".
  950.  
  951.   Range Search is also available.  EG., if you want to search an address
  952.   database for all names before Jones, or after Smith, simply add a "<"
  953.   or a ">" immediately before the name, with no intervening space.
  954.   Or, if you had a field containing birth years, you could find all those
  955.   born before (or after), for example, 1965, by entering "<1965".
  956.   You could also combine the two, and find all those entries before
  957.   (alphabetically) "Jones", and who were born after 1965.
  958.  
  959.   Equal-or-less-than and equal-or-greater-than may also be used by
  960.   preceeding the search string with "=<" or "=>" respectively.
  961.   Note that the equals sign must come first;  "<=" will not work.
  962.  
  963.   Bear in mind that in a search for entries "<p", (which will be treated as
  964.   "<P", because search is case independent), bBase will find all entries up
  965.   to and including all of the "O" entries, as you would expect.  But, if
  966.   you search for ">p", the found entries will not start with the Qs, as you
  967.   might expect, but will show the Ps as well.  This is because, to a
  968.   computer, "pa", or "pill", or "pasquale" are all greater than just "p".
  969.   So, if you want to search for Qs and above, you should enter ">pzz", or
  970.   better still, ">q".
  971.  
  972.   Note also that bBase does not employ the concept of field TYPES, ie,
  973.   there are no numeric fields - all fields are of the string type.
  974.   Therefore, if you are storing numbers in a field, (eg. 9, 60, & 500),
  975.   and you search for all records "<500", bBase will report "No Matching
  976.   Records".  This is because all strings are compared on a character-by-
  977.   character basis.  So, when the first character is examined, all other
  978.   first characters are compared to "5".  All we find is a "9" and a "6",
  979.   so bBase deduces that there are no records less than 500.
  980.  
  981.   When entering numeric data that you may wish to search or sort,
  982.   therefore, you must ensure that the data is properly aligned.  If you
  983.   will be entering numeric data with three digits, they must all be
  984.   entered with three digits.  So, when entering "9", it must be entered as
  985.   "009" or "  9", and the "60" entered as "060" or " 60".  You will then
  986.   find that searches and sorts operate as expected.  Searching for entries
  987.   of "<70" must now, of course, be entered as "< 70" or "<070".
  988.  
  989. 7.3.2. Search Notes
  990.  
  991.   The requester will appear in the first field of a blank record.  Enter
  992.   the string you want to search the Notes area for.  Once the string has
  993.   been entered, the search will begin, and the first record which contains
  994.   the entered string in the Notes area will be displayed.  You now have the
  995.   same options as described above - Print the Record, (the Notes may be
  996.   optionally included, if ALL fields of the record are to be printed),
  997.   Cancel, Delete, Review the tagged records, or Display the Next tagged
  998.   record.
  999.  
  1000.      NOTE:
  1001.      Although the search data is entered in a field, the fields have
  1002.      nothing to do with this search.  It is just a handy place to enter it.
  1003.  
  1004. 7.3.3. Tag All
  1005.  
  1006.   All of the records in the database are "Tagged", ie. added to the Tag
  1007.   List.  (Refer to Section 4 - ` THE SCREEN GADGETS').
  1008.  
  1009. 7.3.4. UnTag All  <U>
  1010.  
  1011.   All records are "UnTagged".  `The Tag List' is discarded, and all
  1012.   references to tagged records in the menus are ghosted.  This may be handy
  1013.   if you want to create a new Tag List by clicking in the Tag Box of some
  1014.   individual records.  Otherwise, the tagged records would be added to the
  1015.   current Tag List.
  1016.  
  1017. 7.3.5. Tag Invert
  1018.  
  1019.   Inverts `The Tag List'.  All Tagged records become UnTagged, and all
  1020.   records that were UnTagged become Tagged.
  1021.  
  1022. 7.3.6. Next Tagged Record  <X>
  1023.  
  1024.   If you interrupt your "Display the Next Tagged Record" sequence, bBase
  1025.   will remember where you were in the sequence.  Selecting this item will
  1026.   immediately display the next tagged record after the last one you have
  1027.   already looked at.  As mentioned above, if you should sort the database,
  1028.   this item will become inoperable.
  1029.  
  1030.   When the last record on `The Tag List' has been displayed, you will be
  1031.   advised, "End of Tag List".  Selecting this item now, will skip through
  1032.   the tagged records again, starting at the top of the list.
  1033.  
  1034. 7.3.7. Goto a Record  <G>
  1035.  
  1036.   Activates the Goto a Record requester - the same as pressing <G>.
  1037.   (Refer to Section 4 - ` THE SCREEN GADGETS').
  1038.  
  1039.  
  1040. 7.4. Edit Menu
  1041.  
  1042. 7.4.1. Field Titles
  1043.  
  1044.   Use this item to change the titles of your fields.  The data itself
  1045.   is unaffected by this procedure.
  1046.  
  1047. 7.4.2. Swap Position of 2 Fields
  1048.  
  1049.   Exchanges the position of two fields and their titles in the database.
  1050.   EG, move field 3 to where field 7 was, and visa versa.
  1051.  
  1052. 7.4.3. No. of Rows in Notes Area
  1053.  
  1054.   The number of rows in the Notes area may be changed at any time.
  1055.   No loss of data will occur except if the number of rows is reduced.
  1056.   Then, naturally, data contained in rows greater than the new number of
  1057.   rows will be lost.  In this instance, you will be notified that data
  1058.   will be lost if you proceed, and how many records will be affected.
  1059.   You then have the option to Abort, Proceed, or View a list of the
  1060.   affected records, (which will also abort the procedure).
  1061.  
  1062.      NOTE:
  1063.      If the number of rows is reduced, and later increased before
  1064.      leaving the database, the lost data will be recovered.
  1065.  
  1066.   Fewer rows result in slightly faster searches, sorts, etc.
  1067.  
  1068. 7.4.4. Fast Forward|Reverse
  1069.  
  1070.   The "Fast Forward" arrow gadgets will skip through the database a default
  1071.   10 records per click, but this is user-configurable.  Use this item to
  1072.   set your own number (maximum 999).  This value is not stored in the
  1073.   configuration file, but is stored with each database.  Therefore, you can
  1074.   have a different value for each database, depending on its size.
  1075.  
  1076. 7.4.5. Text Reader
  1077.  
  1078.   Using the ARP File Requester, indicate the location of the text reader
  1079.   you want to use to read the bBase.guide or bBase.doc file.  To have the
  1080.   proper reader always available, its location should be entered into
  1081.   ` THE CONFIGURATION FILE'.
  1082.  
  1083.  
  1084. 7.5. Print Menu
  1085.  
  1086.   With the Print Menu, you can:
  1087.      - Print a record, some records, or the entire database, either to the
  1088.        printer, or to an AmigaDOS file.
  1089.      - Create a data file to Mail-Merge with a word processor.
  1090.      - Print mailing labels, and more.
  1091.  
  1092. 7.5.1. Displayed Record  <F8>
  1093.  
  1094.   This item will first ask how many fields are to be printed, and then in
  1095.   which column position, from 1 to 80, to start printing (in case you want
  1096.   to print onto a mailing label, or directly onto an envelope).  If
  1097.   ` THE CONFIGURATION FILE' was found at start-up, the default column
  1098.   position will be read from there.  Otherwise, the default is 30.
  1099.  
  1100.   If you elect to print all of the fields, you will then be asked if you
  1101.   want the Notes printed as well (if this option is active).  If you elect
  1102.   to have the Notes printed, you will then be asked if you also want the
  1103.   blank lines printed.  Some people may want this to make a more
  1104.   symmetrical report.  Otherwise, only those lines containing data will be
  1105.   printed.  (If you want the odd blank line to be included as a "spacer",
  1106.   then just put 1 blank space on that line, and the space will be printed).
  1107.  
  1108.   It will then send all characters of the requested number of fields
  1109.   (and Notes) of the currently displayed record to the PRT: device.
  1110.  
  1111.      NOTE:
  1112.      If the alignment of the report is not correct, switch the printer Off,
  1113.      then back On, just prior to using this item.
  1114.  
  1115. 7.5.2. Select Print Options  <F9>
  1116.  
  1117.   Opens the Print Options Window from which various formats of hardcopy
  1118.   reports and mailing labels may be chosen.  Select from this window
  1119.   using the mouse, keyboard, or the Up/Down cursor keys.  The keyboard
  1120.   equivalents are the underlined letters of each label.
  1121.  
  1122.   At the top, there are toggle gadgets to select "Print All Records" or
  1123.   "Print Tagged Records"; "Bold On" or "Bold Off"; and "Print to PRT:"
  1124.   or "Print to File".
  1125.  
  1126.   Print All Records will do just that.  Print Tagged Records will print
  1127.   all currently tagged records.  This toggle is inoperative if there are
  1128.   no tagged records.
  1129.  
  1130.   Bold allows you to select either Bold or Normal print styles.  Although
  1131.   you may select Bold On at any time, it is only effective, on my printer
  1132.   at least, if the Pitch is set to Pica (80 characters per line).  Other
  1133.   printers may not have this restriction.
  1134.  
  1135.   PRT: or File determines whether the requested records will be printed,
  1136.   or copied to a file.  In the latter case, the file requester will appear,
  1137.   and you may specify the filename to copy the records to.  The default is
  1138.   "RAM:bBase_report".
  1139.  
  1140.   At the bottom are gadgets labeled "Print!", "Help" and "Cancel".
  1141.   "Cancel" is self-explanatory.  "Help" opens a Help Window which explains
  1142.   the terms used in the Print Options Window, so this information is not
  1143.   included here.  "Print!" will print (or copy) the selected records using
  1144.   the selected format.  The <Return> key is another keyboard equivalent
  1145.   for "Print!".
  1146.  
  1147. 7.5.2.1. Hardcopy Reports
  1148.      
  1149.   Database reports can be obtained in these formats:
  1150.  
  1151.   Adjacent Single Line  (Pica, Elite or Condensed).
  1152.        The "Notes" attached to your records may optionally be also
  1153.        printed out using this format.  Follow the prompts.
  1154.   Aligned  Single Line  (Pica, Elite or Condensed).
  1155.   Block,  2 across
  1156.   Block,  3 across
  1157.   Super Space Saver (Block, 5 across)
  1158.  
  1159.   These are explained in the Help Window, but try them all, and see which
  1160.   one (or more) best suits your needs.
  1161.  
  1162.   With each report there will be a title line, containing the name of the
  1163.   database, and, if your system is showing a current date, the date of the
  1164.   printing.  You will also be given the oportunity of inserting a (maximum)
  1165.   26 character comment on the title line, between the title and the date.
  1166.   Just type it in when prompted.
  1167.  
  1168.   Along the top of the Data area are 4 colored pixels.  These pixels will
  1169.   align with the data entry cursor at the 24, 25, 38 and 43 character
  1170.   positions.  As some of the above reports are truncated to these number of
  1171.   characters (Refer to the Help Window), they are a guide to indicate that
  1172.   the data beyond will not be printed when some print options are selected.
  1173.  
  1174. 7.5.2.2. Mailing Labels
  1175.  
  1176.   Mailing labels of 15/16 inch, and 1 7/16 inch, in 1-across roll type,
  1177.   and 2 or 3-across sheet type are all supported.
  1178.  
  1179.   If you have selected a mailing label option in the Print Options Window,
  1180.   when you click on "Print!" you will be asked whether your labels are 1,
  1181.   2 or 3-across, how many fields of your database you want printed on the
  1182.   label, and in which column you want the printing to start.  The column
  1183.   defaults work for me, but your paper may be aligned a bit differently.
  1184.   Once this information is received, the printing (or copying) operation
  1185.   will start.
  1186.  
  1187.   If you tell bBase you want, for example, 4 fields printed, then the first
  1188.   4 fields will be printed, in numerical order.  Make sure that these are
  1189.   the ones you want printed.  You can temporarily move the fields around,
  1190.   if desired, to get the alignment you want.
  1191.   (Refer to Section 7.4.2 - `Swap Position of 2 Fields').
  1192.  
  1193.   Due to the size constraints of the labels, there are limits on the number
  1194.   of characters of each field, and the number of fields, that this function
  1195.   will print.  This information is in the Help Window.
  1196.  
  1197. 7.5.3. Top Margin
  1198.  
  1199.   The default is to have no specified top margin, but users may specify
  1200.   one if they wish.  You will be told the current setting, and prompted
  1201.   for a new one.  The top margin on printed reports will be equal to
  1202.   1/8 inch times the number you enter.  EG, if you enter "4", then
  1203.   printed reports will start 1/2 inch down from the top of the page.
  1204.  
  1205.   If you enter a setting into ` THE CONFIGURATION FILE', that number will
  1206.   be used as the default.
  1207.  
  1208.   I expect this may be particularly useful to those using sheet-feed
  1209.   printers, especially with mailing labels or forms.
  1210.  
  1211. 7.5.4. Form-feeds
  1212.  
  1213.   Form-feeds may be generated at any position, or suppressed entirely.
  1214.  
  1215.   You will be told the current setting (Default, Suppressed, or the setting
  1216.   you have selected), and be prompted for a new one.
  1217.  
  1218.   The Default is to generate a form-feed after 62 lines of an Adjacent or
  1219.   Aligned report (there will also be the Title line on the first page), or
  1220.   approximately the same for a Block report.  (bBase will attempt to keep
  1221.   the entire block on the same page, so this will vary somewhat).  When
  1222.   printing mailing labels, the default caters to tractor-fed forms, ie,
  1223.   the print is continuous.  If you find this unsatisfactory, you may enter
  1224.   a different setting into ` THE CONFIGURATION FILE' and that setting will
  1225.   be used.
  1226.  
  1227.   Suppressed means that NO form-feeds are generated by bBase.  There have
  1228.   been cases of other programs form-feeding along with bBase, resulting in
  1229.   a lot of waste paper.  Use this if you want another program to do the
  1230.   form-feeding.
  1231.  
  1232.   At the prompt, enter "0" to get the Default, "-1" to suppress form-feeds,
  1233.   or any other number to customize your form-feed setting.
  1234.  
  1235.   If you have 10 rows of 1 inch sheet-fed mailing label forms, then 60
  1236.   would be a logical setting.  For 7 rows of 1 1/2 inch labels, 63 should
  1237.   work.  Experiment, and use whatever works for your printer.
  1238.  
  1239. 7.5.5. Create Word Processor Data File
  1240.  
  1241.   This will save all of the tagged records in a format that will be
  1242.   accepted by the selected word processor as a secondary, or data file in
  1243.   a Mail Merge operation.  So far, WordPerfect, Final Copy, Final Writer
  1244.   and ProWrite word processors are supported.  You will be asked how many
  1245.   fields of the records to use, and then the file requester will ask for a
  1246.   filename to save the data file.  The default is "RAM:bBase_merge".
  1247.  
  1248.   I hope to eventually make this feature compatible with other word
  1249.   processors, but so far I do not have the information on the format
  1250.   required by others.  If your word processor is not listed, try one
  1251.   that is - the format just might be the same.
  1252.  
  1253.  
  1254. 7.6. Add Menu
  1255.  
  1256. 7.6.1. Add a Field
  1257.  
  1258.   If you do not already have the full complement of 16 fields, this item
  1259.   will add a blank field, in a designated location, with a title
  1260.   consisting of all dots.  The title may be modified at any time.
  1261.   (Refer to Section 7.4.1 - `Field Titles').
  1262.  
  1263. 7.6.2. Add a Record  <F10>
  1264.  
  1265.   Positions you at an empty record, with the input requester open,
  1266.   ready for you to enter data into the first field of the new record.
  1267.   Use the <Esc> key to abort if you arrived here by mistake.
  1268.   The new record will be at the end of the database.
  1269.  
  1270. 7.6.3. Add Record At
  1271.  
  1272.   Same as `Add a Record  <F10>', except that you will be prompted for a
  1273.   record number, the current record number being the default.  The new
  1274.   record will be inserted into the desired spot in the database.
  1275.  
  1276. 7.6.4. Displayed Record  <C>
  1277.  
  1278.   This item will copy the record which is presently being displayed, and
  1279.   add it as the last record.  bBase will then move to this new, last
  1280.   record, display it, and open the input requester.  It assumes that you
  1281.   will not want two identical records, and will be wanting to make some
  1282.   changes to it.  If this is not the case, just hit <Esc>.  This will be
  1283.   very handy if you are entering similar records - it will be easier to
  1284.   make some corrections to an existing record, than enter the whole new
  1285.   record in from scratch.
  1286.  
  1287.  
  1288. 7.7. Delete Menu
  1289.  
  1290. 7.7.1. Delete a Field
  1291.  
  1292.   You will be asked which field you want to delete.  As usual, press <Esc>
  1293.   to abort.  The requested field, and all information contained in that
  1294.   field in all records will be deleted.
  1295.  
  1296. 7.7.2. Displayed Record  <Del>
  1297.  
  1298.   After confirmation, the record currently displayed is deleted.
  1299.  
  1300. 7.7.3. All Tagged Records  <D>
  1301.  
  1302.   After confirmation, all of the tagged records are deleted.
  1303.   To preview exactly which records will be deleted, refer to
  1304.   Section 7.1.4 - `Show Tagged Records'.
  1305.  
  1306. 7.7.4. UNdelete a Record
  1307.  
  1308.   Any deleted record can be undeleted.  A list, similar to "Show All
  1309.   Records", is presented, showing all of the deleted records.  Just click
  1310.   on the one you want, and it will be restored as the current record
  1311.   number.  If you want it restored to the END of the database, then click
  1312.   on the blank gadget to the right of the slider before you click on the
  1313.   record to be restored.
  1314.  
  1315.  
  1316. 7.8. Notes Menu
  1317.  
  1318. 7.8.1. Enable
  1319.  
  1320.   If the Notes option is currently disabled, this will enable notes.
  1321.   The database structure will be re-writen to allow a default number of
  1322.   four note rows per record.  This number can be changed anytime.
  1323.   (Refer to Section 7.4.3 - `No. of Rows in Notes Area').  If this feature
  1324.   is used, the database must be saved, and then re-opened before being
  1325.   used further, or it will become corrupted.  If you elect to proceed,
  1326.   this action will occur automatically.
  1327.  
  1328. 7.8.2. Disable
  1329.  
  1330.   If the Notes option is currently enabled, this will disable notes.
  1331.   All data in the Notes area will be lost, if the action is not aborted at
  1332.   the next requester.  The database must now be saved, and then re-opened
  1333.   prior to further use.  If you elect to proceed, this action will occur
  1334.   automatically.
  1335.  
  1336. 7.8.3. Edit  <N> or <Space Bar>
  1337.  
  1338.   The program is put into Notes mode.  Clicking inside the Notes area will
  1339.   accomplish the same thing.  To Edit the Notes, just press <Return>.  It
  1340.   works identically to the Data area of the Main Screen, except that the
  1341.   keyboard combinations of <Ctrl - N>, <Ctrl - D> and <Ctrl - U> are used
  1342.   to INsert, Delete or UNdelete a row.
  1343.  
  1344.   <Ctrl - N> will INsert a blank row at the active row, and all following
  1345.   rows move down 1 position.  <Ctrl - D> will Delete the active row, and
  1346.   all following rows move up 1 position.  <Ctrl - U> will UNdelete, or
  1347.   restore the previously deleted row to the active row, and all following
  1348.   rows move down 1 position.  In the Insert and UNdelete cases, if there
  1349.   is data in the last row, you will be advised that it will be lost, and
  1350.   given the chance to abort.  As in the Main Data Screen, the <Tab> key
  1351.   will blank the row, and no other rows will move.
  1352.  
  1353.   Pressing <Esc> will exit the Notes Edit mode, and any changes made to the
  1354.   active row since it became active, will be ignored.  Pressing <F10> will
  1355.   exit the Notes Edit mode with all changes intact.
  1356.  
  1357.   While in Notes mode, (but not Editing Notes), press <Del> to delete the
  1358.   entire Note attached to that record.  To leave Notes mode, press  <Esc>,
  1359.   <F10>, or the <Space Bar>.
  1360.  
  1361.  
  1362.  
  1363. 8.  OTHER FEATURES
  1364.  
  1365. 8.1. The 'Disable Save' Option
  1366.  
  1367.   As a simple security device, mainly as a guard against someone
  1368.   accidentally altering or erasing data, I have added an option which will
  1369.   disable the ability to save database changes to disk.  
  1370.  
  1371.   To disable saves, press <Ctrl - S> simultaneously.  `The Information Box'
  1372.   will briefly inform you that saves are disabled, and now any attempt to
  1373.   save the database to disk will be circumvented.  In this case, upon
  1374.   quiting, a requester will ask if you want to save the database (as
  1375.   usual).  If you select "Save", a second requester will inform you that
  1376.   the Save option has been disabled.  To save the database, at the next
  1377.   requester, "Do you Really want to Quit?", select "Cancel", re-enable
  1378.   saves, and quit again.
  1379.  
  1380.   If you are running bBase from the CLI, using the "-s" switch on the
  1381.   command line will start bBase with the saves already disabled.  If you
  1382.   are utilizing ` THE CONFIGURATION FILE', entering "1" on the appropriate
  1383.   line will also do the same.
  1384.  
  1385.   The <Ctrl - S> combination will toggle between Save Enabled and Save
  1386.   Disabled.  A message will appear briefly in `The Information Box' to keep
  1387.   you informed of the current status as it changes.
  1388.  
  1389.  
  1390. 8.2. The Low Memory Warning
  1391.  
  1392.   When bBaseIII is run, it reserves about 980K of memory to use for
  1393.   database storage in RAM, arrays, etc.  No matter how much RAM your
  1394.   computer has, this is all that is available to bBase!
  1395.  
  1396.   When a database is first loaded, bBase will check the available memory
  1397.   left in the program pool (unless you have taken action to suppress this
  1398.   check).  If the memory available to bBase is less than 5K, this means
  1399.   that very few more records may be added before the program will generate
  1400.   an error message.
  1401.  
  1402.   You will be advised if this low memory situation exists.  Press <Any Key>
  1403.   to cancel the warning.  The recommended action is: 
  1404.  
  1405.      1.  If you are using bBaseIII_600, start using bBaseIII.
  1406.      2.  If feasable, disable the Notes option.
  1407.      3.  Trim down the size of your database by deleting some old
  1408.          records, or some of the record notes.
  1409.      4.  If you cannot get all of your information into one database,
  1410.          some users have split the information over two databases. The
  1411.          split can be, eg, alphabetical (Names A-M, and Names N-Z);
  1412.          chronological (Invoices up to 1992, Invoices after 1992); or
  1413.          catagorical (Classical Tapes, Pop Tapes).
  1414.      5.  Drop me a line.  It's possible that a custom version of bBase
  1415.          that will set aside more memory (if you have it), will solve
  1416.          the problem.  For a $7 fee, I will attempt to create a
  1417.          "customized" version.  Tell me what you need.
  1418.      6.  Perhaps another program would serve you better.
  1419.          (Refer to Section 12 - ` THE COMPETITION').
  1420.  
  1421.   The available memory can be checked any time by using the
  1422.   `Show Available Memory  <M>' item in the Project menu.
  1423.  
  1424.  
  1425. 8.3. The Tag List
  1426.  
  1427.   The Tag List is usually created by a Search operation.  Any matching
  1428.   records found by a search become the Tag List, and are indicated by a
  1429.   checkmark in the Tag Box.
  1430.  
  1431.   Records may be added to (or deleted from) the Tag List by clicking in
  1432.   the Tag Box.  If there are no records currently on the Tag List, clicking
  1433.   in the Tag Box will create a Tag List of that one record.
  1434.  
  1435.  
  1436. 8.4. Cut and Paste Operations
  1437.  
  1438.   Cut, Copy and Paste are fully supported in bBaseIII, (they're just called
  1439.   something else).
  1440.  
  1441.   To Cut a record, just delete it.
  1442.   (Refer to Section 7.7.2 - `Displayed Record  <Del>').
  1443.  
  1444.   To Paste it somewhere else, go to where you want it pasted, and
  1445.   undelete it.  (Refer to Section 7.7.4 - `UNdelete a Record').
  1446.  
  1447.   To Copy a record within the program, press <C>.
  1448.   (Refer to Section 7.6.4 - `Displayed Record  <C>').
  1449.  
  1450.   To Copy a record for use with another program, tag it, open the Print
  1451.   Options Window, (Refer to Section 7.5.2 - `Select Print Options  <F9>'),
  1452.   then "Print Tagged Records" to "a File", in whichever format you prefer.
  1453.  
  1454.  
  1455.  
  1456. 9.  SUMMARY OF KEYBOARD COMMANDS
  1457.  
  1458.   Generally, pressing the <Esc> key will close a window or requester, if
  1459.   one is open, abandoning the last change; pressing <F10> will close the
  1460.   window or requester leaving all changes intact.
  1461.  
  1462.  
  1463. 9.1. With the Main Window Open
  1464.  
  1465.   Create a New Database                       <F1>
  1466.   Open an Existing Database                   <F2>
  1467.   Save the Database                           <F3>
  1468.   Incremental Sort                            <F4>
  1469.   Decremental Sort                            <F5>
  1470.   Search the Fields                           <F6>
  1471.   Print the Displayed Record to the Printer   <F8>
  1472.   Open the Print Options Window               <F9>
  1473.   Add a Record                                <F10>
  1474.   Show All Records                            <A>
  1475.   Copy the Displayed Record                   <C>
  1476.   Delete All Tagged Records                   <D>
  1477.   Goto a Record                               <G>
  1478.   Show Available Memory                       <M>
  1479.   Edit the Notes                              <N> or <Space Bar>
  1480.   Tag or Untag the Displayed Record           <T>
  1481.   UnTag All Records                           <U>
  1482.   Display the Next Tagged Record              <X>
  1483.   Saves Enable/Disable (toggle)               <Ctrl - S>
  1484.   Fast Forward/Reverse through the Records    < or >  (actually: , or .)
  1485.   View All Records Beginning with a Letter    <Shift - Letter>
  1486.   View All Records Beginning with a Number    <Number>
  1487.   Delete the Displayed Record                 <Del>
  1488.   Quit                                        <Esc> or <Q>
  1489.  
  1490.  
  1491. 9.2. With the Input Requester Open
  1492.  
  1493.   Clear the Requester                <Tab>
  1494.   Place Cursor at Start of Text      <Ctrl - Q>
  1495.   Jump Cursor to Start of Next Word  <Ctrl - W>
  1496.   Place Cursor at End of Text        <Ctrl - E>
  1497.  
  1498.     Plus, if you are in Notes Edit Mode
  1499.  
  1500.   INsert a Row    <Ctrl - N>
  1501.   Delete a Row    <Ctrl - D>
  1502.   UnDelete a Row  <Ctrl - U>
  1503.  
  1504.  
  1505. 9.3. With Print Options Window Open
  1506.  
  1507.   Print All Records/Tagged Records (toggle)   <A>
  1508.   Bold print On/Off                (toggle)   <B>
  1509.   Print to Printer/File            (toggle)   <T>
  1510.   Cancel Print and Close Window               <C> or <Esc>
  1511.   Open the Print Options Help Window          <H> or <Help>
  1512.   Start Printing                              <P> or <Return>
  1513.  
  1514.  
  1515.  
  1516. 10.  THE CONFIGURATION FILE
  1517.  
  1518.   The configuration file is NOT required - it is provided for more advanced
  1519.   users who have specific requirements.  If it is not found, the program
  1520.   default values will be used.  The example file "bBase_default.prefs"
  1521.   contains the default values.
  1522.  
  1523.   When bBase is first run, it looks in the S: directory for the presence
  1524.   of a file named "bBase.prefs".  If it is found, the settings contained
  1525.   in it will be used.  If it is not found, the default settings will be
  1526.   used.  You can tell which settings are being used by checking the 4
  1527.   colored pixels along the top of the Data area.  These pixels will be a
  1528.   dark color if defaults are being used, or white if the configuration file
  1529.   settings are used.  This file currently contains preferred values for the
  1530.   following:
  1531.   
  1532.     * The color palette
  1533.     * The top margin used for printed reports and mailing labels
  1534.     * The form-feed position
  1535.     * The text reader
  1536.     * The directory containing the documentation file(s)
  1537.     * The height of the bBase screen and window
  1538.     * Whether a full-width or narrower window is opened on the bBase screen
  1539.     * Whether or not to have Saves disabled
  1540.     * Whether or not to do a memory check when a database is loaded
  1541.     * The default column to start printing a single record
  1542.  
  1543.   If you are altering a configuration file, the FORMAT must be precisely
  1544.   maintained.  The commas are especially critical.  bBase will check for
  1545.   an incorrect format, however, and if it does not appear to be correct,
  1546.   you will be informed, and the default values will be used.
  1547.  
  1548.   The first line is simply a title.
  1549.  
  1550.   Lines 2 through 9 contain the color values of the 8 bBase colors.  Refer
  1551.   to Section 1.9 - `The Screen Colors' for information on changing these.
  1552.  
  1553.   Line 10 specifies the top margin that will be used in printed reports.
  1554.   The number entered will be the number of 1/8 inches of the margin.
  1555.   EG, if a "5" is entered here, reports will be printed starting 5/8 inches
  1556.   from the top of the page.  If you enter a number here other than the
  1557.   default "0", you will also have to change the form-feed setting in order
  1558.   to get proper reports.  (Refer to Section 7.5.3 - `Top Margin').
  1559.  
  1560.   Line 11 specifies the number of lines to print before a form-feed is
  1561.   generated.  A "-1" means that form-feeds are supressed.  A "0" indicates
  1562.   that the default values will be used.  Any other number (1-999) means
  1563.   that form-feeds will occur after the specified number of lines have been
  1564.   printed.  (Refer to Section 7.5.4 - `Form-feeds').
  1565.  
  1566.   Line 12 is where you can specify your preferred text reader, which will
  1567.   be run when the <Help> key is pressed.
  1568.  
  1569.   Line 13 is where you can specify the directory containing the bBaseIII
  1570.   documentation.  If something is entered here, it must end in either a
  1571.   colon (:) or a slash (/).  EG.      DH0:Documentation/
  1572.   If this is left blank, the doc file must be in the current directory
  1573.   in order for it to be found.
  1574.  
  1575.   Line 14 specifies the height of the bBase screen and window.  The default
  1576.   is 400 pixels, however some PAL users may want to enter 512 here.
  1577.  
  1578.   Line 15 determines the width of the bBase window.
  1579.   Make it 0 (full width) or 1 (slightly narrower).
  1580.   
  1581.   Line 16 determines whether or not Saves are disabled.
  1582.   Make it 0 (Saves enabled) or 1 (Saves disabled).
  1583.  
  1584.   Line 17 determines whether or not a memory check will be made each time
  1585.   a database is loaded.  Make it 0 (No check) or 1 (Make check).
  1586.  
  1587.   Line 18 indicates the DEFAULT column at which printing will start when
  1588.   you are printing a single record (<F8>), but may be changed at the
  1589.   time of printing.
  1590.  
  1591.   Lines 19 and 20 are used for error checking.
  1592.  
  1593.   The rest of the file is only for your information.
  1594.  
  1595.  
  1596.  
  1597. 11.  EXAMPLE DATABASES
  1598.  
  1599.   There are two example databases included in this package.  The file
  1600.   "Recipes.bbase" is a sample database showing one way of keeping track of
  1601.   recipes, without having to re-type them all.  It merely shows where they
  1602.   can be found when needed.  With this database you can sort the recipes by
  1603.   Name, Catagory, or anything else.  You can search for all recipes
  1604.   containing a listed ingredient, recipes you have already served to given
  1605.   people, or just the location of the recipe if you have forgotten which of
  1606.   your 647 recipe books it is in.  I have found this to be very useful.
  1607.  
  1608.   Address databases have their own unique problem.  Most people prefer to
  1609.   sort this database on the Last Name of the person on record.  This
  1610.   necessitates having separate fields for the Last Name and the First
  1611.   Names, or using one field with an entries such as "Smith, John", and
  1612.   "Smith, Mary".  Unfortunately, when you want to print this record to a
  1613.   mailing label or envelope, it does not look too good.
  1614.  
  1615.   My preferred method of getting around this is shown in the database
  1616.   "Addresses.bbase".  The first field is the sorting field, in the format
  1617.   of "Smith, John".  The sixth field holds the Mailing Name, which can
  1618.   include a formal salutation, eg. Mrs., Doctor, Captain, etc.
  1619.  
  1620.   Now, when you want to print this record, just exchange the positions
  1621.   (Refer to Section 7.4.2 - `Swap Position of 2 Fields') of fields 1 and 6,
  1622.   and it will print the way you want it.  After printing, you can just swap
  1623.   them back, or quit bBase without saving the change.
  1624.  
  1625.   This example database also shows another useful method of tagging some
  1626.   records for a particular purpose.  I use a database similar to this
  1627.   example to store the addresses of friends, family, neighbours and
  1628.   acquaintances.  I was going to open a separate database for my Christmas
  1629.   card list, but then thought it would be more efficient to use the same
  1630.   one, since all of the recipients were in that database.
  1631.  
  1632.   So, somewhere in the record of the Christmas card recipients, I added a
  1633.   distinctive word - in this case "xmas".  Now, come December, I open this
  1634.   database, search for "xmas", and all of these records become tagged.
  1635.   I then go to the Print Options Window, select "Print Tagged Records" and
  1636.   "Mailing Label", then click on "Print", and my card list is printed on
  1637.   labels.  The labels then serve as my hard-copy card list, and as I write
  1638.   the cards, I stick the label on the envelope rather than having to
  1639.   address the envelopes by hand.
  1640.  
  1641.   The example shows the word "xmas" in the first field, but if the Notes
  1642.   option is being used, it would probably be neater to stick the word
  1643.   somewhere in the Notes, and use the "Search Notes" menu item to tag the
  1644.   desired records.
  1645.  
  1646.  
  1647.  
  1648. 12.  THE COMPETITION
  1649.  
  1650.   I have put literally thousands of hours of work into bBase, and I am
  1651.   quite proud of the result.  For various reasons, though, there are
  1652.   limitations in the program, (primarily the number of fields and the
  1653.   number of records), which may make it unsuitable for some purposes.
  1654.  
  1655.   There are other fine non-comercial database programs available, and I
  1656.   would encourage you to try them and compare.  I have looked at most of
  1657.   them, and frankly, I prefer bBase, (could I possibly be biased?).
  1658.   But, some may have features that bBase does not have, which could make
  1659.   them more suitable for you.
  1660.  
  1661.   Following is a list of the programs I have noticed.  Most of them are
  1662.   in the Fred Fish collection, and so are readily available.
  1663.  
  1664.   DataEasy  - Fred Fish 526       WBase    - Fred Fish 653
  1665.   DataFiler - Fred Fish 721       VCRFiler - Fred Fish 721
  1666.   AmigaBase - Fred Fish 792       ProData  - Amiga Format Coverdisk Feb 93
  1667.   Addresser - Fred Fish 767       AMaster  - Fred Fish 827
  1668.   Quickfile - Fred Fish 919
  1669.  
  1670.  
  1671.  
  1672. 13.  A NOTE ON ERROR MESSAGES
  1673.  
  1674.   Listed below are a some of the error messages that could be
  1675.   encountered while using bBase, and their probable cause.
  1676.  
  1677.   *  "Insufficient memory".  This is pretty self-explanitory - bBase is
  1678.      requesting more memory than is available.  Free memory can be
  1679.      increased by deleting items from the T: directory, or quitting
  1680.      other background programs (perhaps a memory cache program?).
  1681.  
  1682.   *  "DEVICE UNAVAILABLE!"  Every time I have received this message, it was
  1683.      due to trying to open a window (Show All Records, Show Tagged Records,
  1684.      View Notes, or even About), when the system had insufficient Chip RAM
  1685.      to do so.  Closing the windows of other runing programs might help.
  1686.  
  1687.   *  "CAN'T FIND PRINTER DRIVER!".  There were five reported cases of this
  1688.      error occurring in bBaseII.  All were from England, and all occcurred
  1689.      when trying to print a database.  The error was caused by independent
  1690.      companies putting bBase on a self-booting disk that contained a
  1691.      Release 1.x "devs/system-configuration" file which assumed a printer
  1692.      driver that was not available.
  1693.  
  1694.      To prevent the error:
  1695.      a)  Copy the "system-configuration" file from your normal boot disk
  1696.          to the bBaseIII self-booting disk, or,
  1697.      b)  Examine the "system-configuration" file on the bBaseIII disk to
  1698.          determine what driver it is looking for, and ensure that driver
  1699.          is located in your "devs/printers" directory.
  1700.  
  1701.  
  1702.  
  1703. 14.  IF YOU HAVE A PROBLEM!
  1704.  
  1705.   If you find that either the Demo or Registered versions of bBase do not
  1706.   perform according to the information found in this documentation, please
  1707.   let me know.  This is your program - you paid for it, and it should work
  1708.   for you.
  1709.  
  1710.   Descriptions of problems are difficult, at best.  To assure a
  1711.   satisfactory solution to your problem, please do the following:
  1712.  
  1713.   1.  Re-read this documentation.  The answer could be right here.
  1714.       If not ...
  1715.  
  1716.   2.  Copy your version of bBase onto a disk, along with a copy of one of
  1717.       the databases that you are having trouble with, and mail it to me,
  1718.       along with a detailed description of the problem, and the steps you
  1719.       must take to make the problem recur.  This will accomplish two
  1720.       things.  First, it will confirm that this is your legitimate,
  1721.       unaltered copy, (refering, of course, to Registered versions), and
  1722.       second, with the problem right in front of me, I will almost
  1723.       certainly be able to ascertain, and perhaps correct, the problem.
  1724.       In any case, I will naturally return your disk, hopefully with the
  1725.       problem corrected.
  1726.  
  1727.   3.  Include in your letter a brief description of your computer system,
  1728.       ie. Amiga model, Workbench version, amount of memory (Chip and Fast),
  1729.       accelerators (if any), etc.  This information will be very useful in
  1730.       trouble-shooting.
  1731.  
  1732.  
  1733.   Thank you for your interest in bBaseIII.  If you have any comments or
  1734.   suggestions regarding this program, I would be pleased to hear from you.
  1735.   All correspondance will be answered.
  1736.  
  1737.      
  1738.  
  1739.           __                       Email to:   (usually reliable)
  1740.          /_/  __   /_
  1741.      _  /_/  /_/  /_/  _         Bob_Bromley@amusers.victoria.bc.ca
  1742.  
  1743.  
  1744.        Robert Bromley
  1745.        1168 Timber Lane
  1746.        Victoria,   B.C.
  1747.        CANADA   V8Y 1E4
  1748.  
  1749.